Phần mềm KPIBSC: Kinh nghiệm khi xây dựng và triển khai KPI theo BSC?

Phần mềm KPIBSC: Kinh nghiệm khi xây dựng và triển khai KPI theo BSC?

Mặc dù có nhiều rào cản để triển khai thành công KPI cho doanh nghiệp nhưng việc mạnh dạn triển khai KPI mang lại lợi ích tạo ra môi trường làm việc được cải thiện tích cực, tạo ra nguồn động lực cho mỗi cá nhân trong công ty góp phần tiến tới đạt được mục tiêu chiến lược lâu dài của tổ chức.

Chúng ta hãy cùng nhìn lại những khái niệm cơ bản và những vấn đề chung mà các doanh nghiệp gặp phải khi triển khai KPI theo BSC:

Bản đồ chiến lược (Strategy map): cung cấp mô hình minh họa cách thức chiến lược kết hợp tài sản vô hình với quy trình nội bộ tạo ra giá trị và kết quả mong muốn, thông qua mối quan hệ nhân – quả.

Thẻ điểm cân bằng (BSC: Balanced Scorecard): Gồm bộ mục tiêu chiến lược, chỉ tiêu đo lường và kế hoạch hành động tương ứng, theo 4 yếu tố Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ và Năng lực tổ chức.

Hệ thống chiến lược

Một BSC tốt khi đảm bảo được các mục tiêu gắn với định hướng chiến lược lâu dài của doanh nghiệp. Các mục tiêu cần đo lường được, có chỉ số cụ thể và dễ theo dõi. Các mục tiêu có quan hệ nhân quả với nhau, kết quả của mục tiêu này là tiền đề đạt được các mục tiêu khác. Mục tiêu đưa vào BSC cần có trọng tâm, không nên ôm đồm đưa tất cả các mục tiêu có thể vào BSC. Các mục tiêu thách thức nhưng khả thi, cần khảo sát, phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội thách thức của doanh nghiệp để làm căn cứ đưa ra các mục tiêu có tính khả thi. Cân đối giữa các nhóm mục tiêu khác nhau (mục tiêu Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ và Năng lực tổ chức). Theo dõi so sánh được các mục tiêu giữa các thời kỳ.

Quy trình xây dựng bản đồ chiến lược

Những thiếu sót khi thiết kế BSC thường gặp phải là do kiến thức của các bộ phận không chắc chắn và đồng nhất. Thiết kế mục tiêu bộ phận mà bỏ qua hoặc không bám sát chiến lược của công ty. Mục tiêu và chỉ tiêu không hợp lý cho bộ phận có sự khác biệt giữa kỳ vọng cấp trên và cấp dưới. Đề cập đến các thiếu sót trong quá trình tiến hành qua khảo sát ý kiến khách hàng của PROVIEW cho thấy:

- Thiếu sự cam kết, tham gia của lãnh đạo.

- Quá ít người tham gia vào quá trình xây dựng.

- Chỉ cấp lãnh đạo biết về BSC.

- Quá trình tiến hành quá dài, hoặc BSC được coi như dự án 1 lần.

- Dùng BSC chỉ cho mục đính đánh giá kết quả và đãi ngộ không thực sự là quá trình chiển khai chiến lược.

Khi áp dụng BSC thành công sẽ có tác dụng thay đổi năng lực quản lý, các cấp quản lý sẽ nhận thức rõ ràng về tầm nhìn, sự kiên định với mục tiêu, tập trung hoạt động có định hướng hiệu quả. Bên cạnh đó BSC còn giúp cho việc thay đổi hành vi và thái độ của nhân viên. Nhân viên sẽ chú trọng vào những gì được lãnh đạo đánh giá. Họ có được mục tiêu rõ ràng, cụ thể. Tuy nhiên cấp quản lý cần có sự điều phối để đảm bảo tính liên kết giữa các cá nhân, bộ phận. Áp dụng BSC là thể hiện mức độ đồng bộ hệ thống ở mức độ cao.

Chỉ số hiệu suất chủ yếu/ chính (KPI: Key Performance Indicators): là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.

Chỉ số KPI được phát triển dựa trên:

+ Các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

+ Đặc thù sản phẩm/ dịch vụ doanh nghiệp cung cấp.

+ Thực trạng doanh nghiệp.

Một hệ thống KPI tốt là một hệ thống KPI thực tế với hoàn cảnh Công ty, khả thi, thu thập được thông tin chính xác với chi phí và thời gian hợp lý.

Ý thức và hiểu biết về KPI của lãnh đạo và nhân viên công ty, việc xây dựng chỉ tiêu và lượng hóa KPI là các khó khăn được nhắc tới nhiều nhất. Theo điều tra thống kê trên 60 doanh nghiệp cho thấy không có sự khác biệt giữa doanh nghiệp tự triển khai hay doanh nghiệp thuê tư vấn khi nói về khó khăn khi triển khai KPI. Điều này cho thấy các khó khăn tự thân cần được nội bộ tháo gỡ thay vì chờ tư vấn giải quyết.

Có được hệ thống KPI theo BSC tốt sẽ giúp lãnh đạo có thể theo dõi, đánh giá năng lực cá nhân, tổng hợp nên năng lực bộ phận và có bức tranh tổng quát về sức khỏe của toàn doanh nghiệp từ đó định hướng mục tiêu, định hướng công việc. Hay nói cách khác, KPI giúp chiến lược của ban lãnh đạo được thực hiện theo đúng định hướng và hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.

Trước tiên chúng ta hãy cùng phân tích về những rào cản khi doanh nghiệp đưa ra quyết định có triển khai KPI hay không. Trước hết ban lãnh đạo doanh nghiệp e ngại vì sự cồng kềnh của hệ thống, gây mất thời gian, nguồn lực cho việc xây dựng và triển khai. Vì vậy doanh nghiệp chưa muốn mất thời gian quản lý theo KPI. Hoặc Công ty thấy chưa đủ điều kiện về nhân lực và ngân sách để xây dựng, triển khai. Ngoài ra doanh nghiệp còn có tâm lý e ngại và băn khoăn về tác động không mong muốn của KPI là lý do làm cản trở doanh nghiệp quyết tâm triển khai công cụ này. Một số người cho rằng KPI tạo ra sự mất đoàn kết nội bô do các cá nhân cạnh tranh để đạt được mục tiêu KPI của bản thân mình. Hoặc việc chuẩn hóa chức danh, vị trí công việc cũng như mô tả công việc còn nhiều vấn đề phải bàn cãi. Hơn nữa để đánh giá theo KPI cần có dữ liệu thống kê, các con số mà không phải ở vị trí nào cũng có thể áp dụng. Một đặc điểm của việc đánh giá KPI là tập trung vào hiệu quả mà không chú ý đến năng lực hành vi, hay quá trình thực hiện.

Trên đây là những rào cản khi doanh nghiệp đưa ra quyết định có triển khai KPI hay không. Đến khi triển khai KPI thì các doanh nghiệp cũng gặp phải không ít những khó khăn. Qua quá trình tư vấn cho các khách hàng, PROVIEW nhận thấy các vấn đề gặp phải khi triển khai KPI tại doanh nghiệp có từ 100-300 nhân viên đó là:

- KPI chưa tạo ra sự thay đổi tích cực khi triển khai trong doanh nghiệp.
- KPI gặp khó khăn khi người lao động chưa được phân quyền đầy đủ.

Doanh nghiệp có từ 300-500 nhân viên:

- KPI gặp khó khăn do chưa gắn với quyền lợi của người lao động.

- KPI chưa đủ rõ ràng và lượng hóa để đo lường chính xác.

Tại một số doanh nghiệp CNTT- Viễn thông:

- KPI chưa đủ rõ ràng và lượng hóa để đo lường chính xác.

Nhóm doanh nghiệp CNTT- Viễn thông gặp nhiều vấn đề nhất khi đo lượng và lượng hóa KPI nhưng vẫn không phải là quá khó so với các loại hình hoạt động khác.

Bên cạnh những rào cản, khó khăn và các tác động không mong muốn thì công cụ KPI mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

- Nhiều doanh nghiệp mạnh dạn triển khai KPI đã tạo được nguồn động lực cho mỗi cá nhân và tập thể, môi trường làm việc được cải thiện. KPI đánh giá nhân viên sẽ giúp cấp quản lý đưa ra chế độ lương thưởng hợp lý, từ đó có thể tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt hơn.

- KPI đánh giá nhân viên sẽ đo lường hiệu quả hiệu suất làm việc của một cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp so với mục tiêu, chiến lược đề ra.

- KPI đánh giá nhân viên góp phần giúp đội ngũ nhân viên có cái nhìn tổng thể về mục tiêu công việc, các nhân tố quan trọng và các công việc ưu tiên cần làm trước để hoàn thành mục tiêu.

- KPI đánh giá nhân viên góp phần định hình và phát triển mục tiêu, tầm nhìn, chiến lược và văn hóa doanh nghiệp một cách sâu sắc.

Tổng hợp kinh nghiệm triển khai KPI theo BSC đối với các doanh nghiệp Việt Nam như sau:

- Triển khai KPI theo BSC cần phải có sự quyết tâm và tham gia chỉ đạo sát sao cùng hiểu biết thấu đáo của lãnh đạo doanh nghiệp, trưởng các đơn vị/ bộ phận.
- Triển khai BSC-KPI phải bắt đầu từ chiến lược kinh doanh.

- Cần có phần mềm thống kê báo cáo khai thác cơ sở dữ liệu: giúp cho việc cập nhật, theo dõi, đánh giá các chỉ tiêu KPI thuận tiện và có tính hệ thống.

- Để triển khai thành công KPI theo BSC trong doanh nghiệp phải gắn với hệ thống đãi ngộ (lương, thưởng) đánh giá dựa trên hiệu quả công việc của nhân viên.

- Truyền thông nội bộ tốt về BSC/ KPI để tất cả các thành viên đều thấu hiểu và tự nguyện áp dụng tinh thần ” làm việc định hướng hiệu quả” cho từng dự án, từng nhóm/ bộ phận có sự chủ động hoạch định mục tiêu cho chính mình. Tổ chức đào tạo về KPI theo BSC cho toàn bộ CBCNV trong công ty.

- Xác định đúng mục tiêu của việc xây dựng và áp dụng KPI theo BSC.

- Cân đối giữa khả năng, nguồn lực và phạm vi công việc.

- Lộ trình và mục tiêu hợp lý: vấn đề quan trọng của nhóm xây dựng KPI theo BSC phải biết khoanh vùng và chọn ra mục tiêu cụ thể để giới hạn phạm vi dự án khả thi và hợp với năng lực doanh nghiệp.

KPI hiệu quả đã và đang đạt được những bước tiến quan trọng. Chúng ta hy vọng rằng những bước tiến này sẽ thúc đấy doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích cho việc phát triển.

KPI hiệu quả đã và đang đạt được những bước tiến quan trọng. Chúng ta hy vọng rằng những bước tiến này sẽ thúc đấy doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích cho việc phát triển.

KPIBSC là gì?

PROVIEW phát triển Nền tảng KPIBSC giúp gia tăng năng suất, hiệu suất, hiệu quả hoạt động cho các Doanh nghiệp/ Tổ chức bằng cách tập trung vào hoạch định và thực thi chiến lược. Ứng dụng phương pháp BSC/ KPI trong xây dựng và thực thi chiến lược tổng thể.

Nền tảng KPIBSC sẽ giúp các Doanh nghiệp/Tổ chức:

A- Hoạch định và thực thi chiến lược xuất sắc.

Hoạch định chiến lược:
1. Giúp xây dựng và hoàn chỉnh chiến lược với các mục tiêu, thước đo, chương trình hành động, sáng kiến chiến lược
2. Hỗ trợ xây dựng chiến lược tổng thể.
3. Hỗ trợ xây dựng Bản đồ chiến lược (Strategy Map) dễ dàng theo 2 mô hình Chủ đề/Trụ cột chiến lược và Phương pháp mối quan hệ nhân quả (Mô hình bản đồ chiến lược truyền thống).
4. Hỗ trợ xây dựng Thẻ điểm cân bằng (Balanced Scorecard) dễ dàng, tích hợp đồng bộ chiến lược từ cấp TCT-> các Ban/Trung tâm, các Đơn vị thành viên -> Cá nhân.

Thực thi chiến lược:

1. Giúp giám sát được kết quả thực thi chiến lược.
2. Hỗ trợ chỉ đạo, cảnh báo thực thi chiến lược kịp thời đúng hướng, đúng thời điểm.
3. Theo dõi, đo lường thực thi chiến lược với các sáng kiến chiến lược, chương trình hành động.
4. Điều chỉnh chiến lược hướng tổ chức đến thành công.

B- Thúc đẩy cải thiện hiệu suất toàn TCT liên tục qua thời gian.

1. Giúp đo lường được hiệu suất toàn TCT.
2. Giúp TCT biết được hiệu suất tăng, giảm phụ thuộc các yếu tố tác động nào.
3. Quản lý, đo lường và thúc đẩy hiệu suất cấp TCT, Đơn vị.
4. Quản lý, đo lường và thúc đẩy hiệu suất cấp Cá nhân.

C- Hỗ trợ Đánh giá thành tích nhân viên gắn với Kết quả thực hiện chiến lược.

1. Hỗ trợ đánh giá thành tích cho CB Quản lý (tháng/quý/năm).
2. Hỗ trợ đánh giá thành tích cho Nhân viên (tháng/quý/năm).
3. Gắn kết quả thực hiện chiến lược với thành tích đạt được với chế độ đãi ngộ lương/thưởng/thăng tiến.
4. Gắn năng suất lao động với lương/thưởng để tạo động lực cho CB, Nhân viên.

D- Gia tăng chất lượng nguồn nhân lực để tạo ra giá trị cho Doanh nghiệp/Tổ chức bằng cách.

1. Hoạch định chiến lược nhân sự gắn với chiến lược của Doanh nghiệp/Tổ chức (VD: chuyển đổi số, đẩy mạnh ứng dụng AI ...).
2. Đào tạo phát triển đánh giá nguồn nhân lực theo khung năng lực.
3. Hỗ trợ ứng dụng gắn kết quả thành tích với trả lương 3P dễ dàng.

E- Nền tảng với thiết kế kiến trúc hiện đại, thân thiện với người sử dụng và có lịch sử phát triển, với tính kế thừa từ thực tế ứng dụng vận hành và phản hồi của các khách hàng trong nước và quốc tế.

1. Kiến trúc hiện đại, đạt chuẩn yêu cầu bảo mật của các công ty trên sàn chứng khoán, ngân hàng.
2. Có các hệ thống giao tiếp API tích hợp với các hệ thống ERP, Corebanking ... dễ dàng.
3. Thiết kế hướng đến giúp Doanh nghiệp/Tổ chức có được nền tảng số hóa (Digital Platform) chuyên nghiệp, giúp chuyển đổi số thành công trong thời gian ngắn.
4. Ứng dụng mạnh mẽ AI, ML, Big Data, Cloud để gia tăng sức mạnh trong kinh doanh của Doanh nghiệp/Tổ chức.

---

Doanh nghiệp/ Tổ chức Bạn muốn ứng dụng thành công mô hình KPI/BSC vào quản trị? 

Doanh nghiệp/Tổ chức bạn muốn quản trị chuyên nghiệp? Bạn muốn tăng năng suất lao động? Bạn muốn tạo động lực cho nhân viên? Bạn muốn xây dựng hệ thống quản trị xuất sắc? Bạn muốn quản trị tự động? Bạn muốn xây dựng hệ thống lương 3P tự động, chuyên nghiệp? Hãy gửi thông tin ngay, Team KPIBSC sẽ giúp bạn.

Bạn muốn Quản trị chiến lược và Đo lường hiệu quả hoạt động xuất sắc? Hãy đăng ký ngay để được dùng thử FREE.

Link đăng ký: https://kpibsc.com/en/freetrial

Bạn cần hỗ trợ, hướng dẫn? Hãy liên lạc với chúng tôi qua Email: crm@kpibsc.com | crm@proview.vn | Hotline: (84) 9.19.43.65.66 | Website: kpibsc.com