Bí quyết tổ chức cuộc họp hiệu quả?

KPIBSC là Nền tảng Chuyển đổi số Doanh nghiệp tập trung vào Chiến lược, Hiệu suất với nền tảng duy nhất bằng sức mạnh của AI, BIG DATA, kết hợp các quy trình nghiệp vụ xuyên suốt từ hoạch định, thực thi, đo lường, cải thiện với các chức năng BSC, KPI, CRM, HRM, WORKFLOW, FM.

Chúng ta dành rất nhiều thời gian làm việc trong phòng họp nhưng việc đó có thực sự phát huy tác dụng hay chỉ lãng phí thời gian và công sức? Kinh nghiệm từ Google có thể hữu ích cho doanh nghiệp của bạn.

Bạn có biết rằng các tổ chức trên khắp Hoa Kỳ lãng phí gần 37 tỷ đô la mỗi năm cho các cuộc họp kém hiệu quả và vô tác dụng? Người quản lý cấp trung thường dành 35% thời gian làm việc hàng ngày để gặp gỡ mọi người và dành trung bình 4 giờ để chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp khác nhau mỗi tuần.

Một nghiên cứu của Atlassian – công ty phần mềm trị giá 5 tỷ USD của Úc đã phát hiện ra một con số thú vị khác: 47% nhân viên coi việc họp là một sự lãng phí thời gian.

Phải nói chính xác rằng, không phải tất cả các cuộc họp đều vô ích. Có một số ít các cuộc họp phù hợp diễn ra với đúng người, tại đúng thời điểm sẽ giúp ích cho việc hợp lý hóa quyết định, kéo mọi người lại gần nhau hơn, và quan trọng nhất là tìm thấy hướng đi đúng đẵn để hoàn thành công việc.

Khi Google bắt đầu hoạt động, nó cũng phải đối mặt với tình trạng tương tự. Nhưng điều may mắn là Google sở hữu một vài bộ óc thông minh nhất trên thế giới. Họ nhanh chóng đưa ra một guideline dành riêng cho các buổi họp để xoá sổ thời gian lãng phí và tạo động lực cho nhân viên làm việc.

1. Không tổ chức các cuộc họp trừ khi cần thiết

Ngay trước khi dự định tổ chức một cuộc họp, bạn nên nghiêm túc đặt câu hỏi về mục đích của nó. Liệu nó có thực sự đáng giá để nhân viên của bạn gác lại tất cả mọi thứ khác và đi đến phòng hội nghị?

Trong cuốn sách “How Google Works”, Eric Schmidt, cựu CEO và chủ tịch điều hành hiện tại của Alphabet Inc., đã đề cập đến cách ông yêu cầu nhóm của mình xây dựng guideline cuộc họp cho tất cả nhân viên của Google.

Một trong những nguyên tắc đầu tiên là chỉ họp khi thấy hoàn toàn cần thiết. Nhân viên được khuyến khích không tổ chức các cuộc họp mà không có mục đích rõ ràng.

Các nghiên cứu cho thấy rằng gần 67% các cuộc họp đều vô dụng hoặc có thể giảm tải. Đây chính là lý do tại sao bạn cần xem xét lại chúng.

Bạn có thể áp dụng điều này cho doanh nghiệp của bạn bằng cách trả lời các câu hỏi sau mỗi lần có một lịch họp:

Mục đích của cuộc họp là gì?
Mục đích đó có thể đạt được bằng việc gọi điện thoại hoặc gửi email không?
Vấn đề có khẩn cấp không?
Vấn đề có quan trọng không?
Có còn cách nào khác không?
Đối với nhiều công ty hoạt động kém hiệu quả, dường như giải pháp đầu tiên cho bất kỳ trục trặc nào cũng là một cuộc họp điều hành lớn. Bạn cần phải học hỏi Google và cân nhắc điều này trước đưa ra quyết định đúng đắn cuối cùng.

2. Có agenda rõ ràng cho mọi cuộc họp

Một cuộc họp mà không có agenda và cấu trúc rõ ràng sẽ dễ bị kéo dài trong nhiều giờ. Để nâng cao năng suất làm việc, các cuộc họp của bạn luôn cần một phác thảo rõ ràng về các chủ đề sẽ được thảo luận.

Quan trọng hơn, những người tham gia cần nhận được agenda đó ít nhất 24 giờ trước khi cuộc họp bắt đầu để có thể chuẩn bị tốt và đưa ra những đóng góp tích cực.

Marissa Mayer, cựu Giám đốc Điều hành của Google và là Giám đốc Điều hành của Yahoo! là một tấm gương tuyệt vời để bạn noi theo.

Tại Google, Marissa Mayer đã tổ chức gần 70 cuộc họp mỗi tuần và được coi là một trong những người ra quyết định sáng tạo và xuất sắc nhất. Một trong những yêu cầu quan trọng của bà đối với bất kỳ cuộc họp nào là phải có sẵn một agenda tốt. Bất kỳ nhân viên nào muốn gặp Marissa đều phải đưa ra agenda trước. Cách tiếp cận này đã giúp bà và các Giám đốc điều hành khác của Google giảm thiểu đáng kể số lượng các cuộc họp không quan trọng.

3. Chọn người đưa ra quyết định sau cùng cho mỗi cuộc họp

Bạn có thường xuyên tham dự các cuộc họp mà mọi người đều có vai trò ngang nhau, khiến cho cuộc họp kết thúc trong bế tắc và không có bất kỳ cách nào tiến triển?

Thật đáng buồn, tình trạng này diễn ra rất phổ biến.

Đó chính là lý do tại sao Google yêu cầu mọi cuộc họp bắt buộc phải có một người chủ trì rõ ràng để đưa ra quyết định sau cùng. Đó là người sẽ kiểm soát cuộc họp, đặt ra agenda và quyết định thành phần tham dự. Nhờ vậy, ngay cả khi có rất nhiều tranh luận và bất đồng trong một cuộc họp, quyết định sau cùng vẫn được đưa ra để đảm bảo hướng đi tiếp theo cho công việc.

Bạn có thể áp dụng quy tắc này cho các cuộc họp ở mọi cấp độ. Ngay cả với cuộc họp nhóm nhỏ chỉ để brainstorm, hãy chắc chắn rằng bạn có một người làm chủ để cuộc họp diễn ra suôn sẻ.

4. Mỗi người tham gia họp đều cần một lý do

Bạn có bao giờ cảm thấy chán nản hoặc xấu hổ khi không được mời đến một cuộc họp quan trọng hoặc cuộc họp liên phòng ban?

Nếu câu trả lời là có, thì bạn không đơn độc.

Kristen Gill, Phó Chủ tịch hoạt động kinh doanh của Google, tin rằng rất nhiều người được mời tham gia họp chỉ như một huy hiệu danh dự chứ không hề có đóng góp gì cho cuộc họp cả.

Để thay đổi lối tư duy này, Kristen đã ban hành quy tắc 10 người tại Google, chủ trương rằng các cuộc họp càng ít người tham dự càng tốt, và con số không nên vượt quá 10 người.

Jeff Bezos thì có “nguyên tắc 2 chiếc pizza”, tức là số người tham gia 1 cuộc họp không vượt quá số suất ăn của 2 chiếc pizza có thể chia được.

Quả thực, nghiên cứu cho thấy các cuộc họp với ít hơn 10 người thường hiệu quả và thuyết phục hơn.

Cách đơn giản để đạt được điều này là bạn hãy đặt câu hỏi tại sao một người cụ thể được mời tham dự cuộc họp. Người đó có đóng góp trực tiếp gì trong cuộc họp hay không?

Đừng khuyến khích mọi người xuất hiện tại các cuộc họp chỉ để cảm thấy bản thân quan trọng hoặc đóng vai trò khán giả. Mỗi người tham dự đều cần một lý do chính đáng nhất định.

5. Vạch rõ các mục hành động và chỉ định trách nhiệm bằng phương pháp “Buck stops here”

Một trong những lý do chính khiến hầu hết các cuộc họp lãng phí thời gian là vì mọi người tụ tập, thảo luận các ý tưởng khác nhau nhưng không xác định rõ ràng các mục hành động và trách nhiệm của từng người.

Khi bạn không phân công trách nhiệm rõ ràng, mọi người đều tư duy giả định rằng người khác sẽ thực hiện công việc.

Google đã từng gặp phải vấn đề tương tự. Nhưng họ đã chống lại nó bằng phương pháp “Buck stops here” (Trách nhiệm này dừng lại tại đây), hiểu đơn giản là mọi mục hành động được xác định trong một cuộc họp cần phải có thời hạn và một người chịu trách nhiệm trực tiếp. Điều này tương tự như D.R.I. (Directly Responsible Individual – cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp), một cách tiếp cận được sử dụng tại Apple.

Quy tắc này áp dụng cho tất cả các cuộc họp, bao gồm cả các cuộc họp brainstorm và đưa ra ý tưởng. Một khi cuộc họp được tổ chức, nó không thể kết thúc mà không có các mục hành động được gắn với trách nhiệm rõ ràng.

Cách tiếp cận đơn giản này đã giúp Google hoàn thiện và phát hành hơn 100 tính năng của Google+ trong 90 ngày.

6. Gạt bỏ quan điểm cá nhân và hợp lý hóa việc ra quyết định bằng phương pháp tiếp cận theo hướng dữ liệu

Google đồng nghĩa với sự đổi mới và thử nghiệm liên tục. Những người sáng lập Google tuân theo nguyên tắc “khởi động chiến lược sớm và thường xuyên” trong mọi khía cạnh của doanh nghiệp.

Điều này cho phép họ nhanh chóng thử nghiệm các sản phẩm và tính năng mới trên các mẫu nhỏ đối tượng, từ đó đo lường được hiệu suất và thực hiện thay đổi.

Nhờ vào văn hóa này, quá trình ra quyết định tại Google hoàn toàn dựa trên bằng chứng dữ liệu chứ không phải ý kiến cá nhân. Đây cũng là một trong những điểm chính trong “9 khái niệm đổi mới” của Marissa Mayer.

Ví dụ: Khi hai nhà thiết kế đưa ra các biểu tượng và kết hợp màu sắc khác nhau cho nút call-to-action, người chiến thắng không được chọn dựa theo sở thích cá nhân. Thay vào đó, cả hai mẫu thiết kế đều được thử nghiệm trên một mẫu đối tượng nhỏ và thiết kế nào hiệu quả hơn sẽ được công nhận.

Cách tiếp cận tương tự nên được thực hiện trong các cuộc họp để góp phần xây dựng và thúc đẩy văn hoá minh bạch trong doanh nghiệp. Đừng để một quyết định được đưa ra mà không có bằng chứng rõ ràng về dữ liệu.

7. Thoát khỏi Email, smartphone và các phiền nhiễu không cần thiết khác

Nghiên cứu cho thấy gần 87% mọi người nghĩ rằng việc nghe điện thoại và nhắn tin trong các cuộc họp chính thức là không phù hợp. Tuy nhiên, đa số mọi người lại đang làm điều đó.

Nếu sử dụng smartphone hoặc laptop trong một cuộc họp quan trọng có nhịp độ nhanh, không những bạn bị mất tập trung mà người khác cũng cảm thấy phiền nhiễu. Điều này càng tồi tệ hơn khi một số công ty cho phép uống trà và ăn đồ ăn nhẹ trong các cuộc họp.

Loại bỏ những thói quen này không hề dễ dàng bởi vì nó là một phần của văn hóa doanh nghiệp. Chính Eric Schmidt đã thừa nhận rằng rất khó để thuyết phục nhân viên đóng laptop lại trong các cuộc họp, tuy nhiên Google vẫn cố gắng thay đổi.

Bạn có thể lấy thêm cảm hứng từ cách nhân viên của Nhà Trắng thực hiện điều này trong cuộc họp. Họ đều được yêu cầu dán tên của mình lên smartphone và để chúng trong một chiếc giỏ ở bên ngoài phòng họp.

8. Đẩy nhanh việc ra quyết định bằng các cuộc họp đứng (stand-up meeting)

Các stand-up meeting thường được coi là một phần của văn hóa khởi nghiệp. Nhưng còn hơn cả thế, một nghiên cứu tại Đại học Washington cho thấy mọi người có xu hướng năng động, hào hứng và năng suất hơn khi tham gia các stand-up meeting.

Trong hầu hết các status update meeting, người tham gia cần phải đứng chứ không được ngồi ghế. Bạn cũng có thể áp dụng điều này cho các loại cuộc họp khác.

Kristen Gill thậm chí ủng hộ việc đi lại trong các cuộc họp khi có nhu cầu. Triết lý của bà tại Google rất đơn giản – nếu quyết định đang chờ họp để được xử lý, nó cần được xử lý ngay lập tức, kể cả khi cần phải đi vào văn phòng của người ra quyết định và thảo luận bằng một stand-up meeting.

9. Giữ các cuộc họp không vượt quá 15 phút

Theo luật Parkinson, các cuộc họp của công ty chỉ nên diễn ra trong ít hơn hoặc bằng 15 phút. Đừng lên kế hoạch cho một cuộc họp liên tục trong 1 hoặc 2 giờ đồng hồ. Tất nhiên, không phải tất cả các cuộc họp đều có thể kết thúc nhanh chóng, nên bạn cần linh hoạt nếu có nhu cầu chính đáng để kéo dài thời gian.

---

KPIBSC là Nền tảng chuyển đổi số Doanh Nghiệp. Giúp tăng hiệu quả lên gấp 3 lần cùng mức chi phí.
Quản trị tập trung vào chiến lược.
Đo lường, cải thiện hiệu suất theo thời gian thực.
Ra quyết định dựa trên dữ liệu, phát triển tập trung vào năng suất và hiệu quả.

Doanh nghiệp bạn có gặp phải các vấn đề sau?

  • Không có chiến lược, không quản trị được chiến lược.
  • Hoạt động không hiệu quả, không đo lường được kết quả công việc.
  • Hệ thống thông tin dữ liệu phân tán, không giúp ra quyết định kinh doanh theo thời gian thực.
  • Nhân viên không có động lực làm việc, vì không đánh giá, ghi nhận kịp thời.
  • Năng lực cạnh tranh kém, bị đối thủ lấn át.

80% doanh nghiệp không cải thiện được năng suất và hiệu quả vì không đo lường được.

Làm sao để chuyển đổi số thành công?

Một nền tảng phần mềm quản lý toàn diện tập trung là chìa khóa để thành công.

KPIBSC - BSC: Quản lý chiến lược
Giúp xây dựng và tổ chức thực thi chiến lược chuyên nghiệp, thiết lập sáng kiến chiến lược, ngân sách để thực thi. Giám sát, đo lường, cảnh báo theo thời gian thực.

KPIBSC - KPI: Quản lý hiệu suất
Thiết lập hệ thống đo lường dễ dàng. Quản trị, cải thiện hiệu suất theo thời gian thực. Đo lường đánh giá kết quả xuyên suốt các cấp từ công ty, đơn vị, cá nhân.

KPIBSC - TASK: Quản lý công việc
Tự động hóa hoạt động giao việc từ cấp công ty, đơn vị, cá nhân. Quản lý thúc đẩy hoàn thành công việc nhanh nhất với kết quả cao nhất.

KPIBSC - WORKFLOW: Quản lý quy trình
Định nghĩa quy trình động và dễ dàng. Thiết lập các bước thực hiện quy trình thông minh để tối ưu hóa năng suất lao động. Quy trình hiệu quả, hoạt động hiệu quả.

KPIBSC - HRM: Quản lý nhân sự
Tự động hóa các hoạt động, tương tác xoay quanh người lao động. Tất cả các hoạt động từ tuyển dụng, đào tạo, sử dụng, đánh giá thành tích, khen thưởng, đãi ngộ được thiết kế liên thông, hiệu quả cao.

KPIBSC - CRM: Quản lý khách hàng
Hệ thống giúp thúc đẩy quản trị trải nghiệm khách hàng, quản trị tự động hóa quy trình phát triển khách hàng. Tích hợp các kênh bán hàng hiện đại với dữ liệu tập trung theo thời gian thực.

KPIBSC - FM: Quản lý tài chính
Giúp hoạch định và tổ chức thực thi chiến lược tài chính như các chuyên gia hàng đầu.Hệ thống tích hợp tổng thể các quy trình nghiệp vụ và các công cụ giúp tự động hóa quản trị tài chính xuất sắc.

KPIBSC - DASHBOARD: Quản lý thông tin
Thông tin và truyền thông nhất quán, cá nhân hóa đến từng nhân viên. Quản trị hiệu quả từng thông điệp, tin tức, mệnh lệnh, chỉ thị đến từng đối tượng nhân viên, không cần Email.

Nền tảng Phần mềm KPIBSC giúp Doanh nghiệp bạn cải thiện hiệu suất bằng cách nào?

  • Thiết lập hệ thống KPI đầy đủ chỉ tiêu, trọng số, thang đo đánh giá.
  • Giao cho các phòng ban, đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện.
  • Tất cả nhân viên trong công ty đều có các chỉ tiêu đánh giá kết quả làm việc của mình.
  • Báo cáo đo lường kết quả, công việc theo các tần suất tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm.
  • Căn cứ kết quả Đánh giá thành tích nhân viên, mức độ cải thiện hiệu suất để trả lương KPI, xét thưởng theo thành tích.

99,99% Doanh nghiệp đã cải thiện kết quả làm việc, hiệu suất chỉ trong vòng 1 tháng áp dụng.

10 lợi ích Nền tảng KPIBSC mang lại cho Doanh nghiệp của bạn khi sử dụng.

Tiết kiệm thời gian.
Tối ưu hóa chi phí.
Tăng lợi nhuận.
Biến Doanh nghiệp vận hành theo mô hình lấy khách hàng làm trung tâm.
Có chiến lược xuất sắc, thực thi chiến lược tạo sự khác biệt và hiệu quả.
Ứng dụng trí thông minh nhân tạo (AI) trong quản trị vận hành Doanh nghiệp.
Thúc đẩy Doanh nghiệp trở thành tổ chức học hỏi và đổi mới sáng tạo, có khả năng thích ứng trước sự thay đổi tốt nhất, nhanh nhất để sống sót và dẫn đầu.
Phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao hội tụ số, đón đầu Cách mạng công nghiệp 4.0.
Quản trị thực thi dựa trên Dữ liệu và các thuật toán thông minh giúp ra quyết định chính xác đúng thời điểm, đúng đối tượng.
Tăng năng lực cạnh tranh nhờ tập trung vào chuyển đổi số nhanh, chiến lược tập trung vào AI, có khả năng tạo sự khác biệt và đổi mới sáng tạo vượt trội so với các đối thủ.

Doanh nghiệp bạn đã áp dụng Nền tảng KPIBSC để chuyển đổi số chưa? Hãy đăng ký sử dụng ngay tại đây: https://kpibsc.com/

KPIBSC là

 Nền tảng Chuyển đổi số tập trung Chiến lược, Hiệu suất với nền tảng duy nhất AI, BIG DATA và BSC, KPI, CRM, HRM, WORKFLOW.

Dùng thử Cơ hội nhận khuyến mại

Có thể bạn quan tâm

Xu hướng chuyển đổi số
Tại sao “Chuyển đổi số” thực sự mang lại rất nhiều lợi ích cho mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp
Kinh nghiệm áp dụng thành công BSC và KPI
Xây dựng thành công BSC và KPI đã và đang trở thành nhiệm vụ cấp thiết của các cấp lãnh đạo để đảm bảo sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp.
Balanced Scorecard mô hình đắc lực để đo lường hiệu quả hoạt động?
Balanced Scorecard mô hình đắc lực để đo lường hiệu quả hoạt động? Hoạch định chiến lược là gì? Quản trị chiến lược là gì? Thực thi chiến lược là gì? Các bước trong Hoạch định và Quản trị chiến lược?
Cách xây dựng hệ thống lương 3P?
Hình thức trả lương 3P đang được khá nhiều công ty áp dụng trong thời gian gần đây. Vậy lương 3P là gì, lợi ích khi xây dựng cơ chế trả lương theo cơ chế này ra sao? Theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé.
AI là gì?
AI là gì? Cùng tìm hiểu cặn kẽ công nghệ làm thay đổi thế giới này nào. AI là một công nghệ vô cùng phức tạp, nhưng nhờ có AI mà cuộc sống của con người ngày càng trở nên thoải mái hơn. Vậy AI là gì thì hãy cùng tìm hiểu nhé.